Backoffice medewerker

Part time Pharmatech in Persoonlijke- en zakelijke dienstverlening
Solliciteer Direct
  • Carrièreniveau Werknemer
  • Opleidingsniveau MBO

Over deze vacature

Functie

Locatie:                       Kantoor in Hoevelaken

Activiteit:                     Veelzijdige backoffice werkzaamheden

Type positie:               Parttime

Uren per week:           24 uur (meer/minder uren bespreekbaar)

Ons backofficeteam is op zoek naar een leuke nieuwe collega. In jouw rol als backoffice medewerker ondersteun jij onze consultants/trainers in hun werkzaamheden. Zo regel je alles wat nodig is om onze trainingen en e-lessen soepel te laten verlopen. We organiseren farmaceutische trainingen op onze eigen trainingslocatie en bij klanten. Daarnaast bieden we diverse e-lessen aan in ons e-learningplatform. Aan jou de taak om ervoor te zorgen dat trainingen tijdig worden ingepland, dat deelnemers ten alle tijden de e-lessen kunnen volgen én (niet onbelangrijk) dat de offertes en facturen tijdig worden verstuurd. Daarnaast stel je offertes, overeenkomsten en facturen op voor de consultancy-opdrachten van de consultants.

We werken in een klein en gezellig backofficeteam. We hebben onze eigen werkzaamheden maar helpen elkaar waar nodig.

Omschrijving van de functie

Organisatie van onze trainingen:

  • Inplannen van onze trainingen (op onze trainingslocatie en webinars)
  • Beheren van cursusinschrijvingen (zit een training vol, dan plan jij gelijk een nieuwe in, of wilt een deelnemer verplaatsen naar een andere datum dan regel jij dat, etc.)
  • Aanvragen en onderhouden van de accreditatie van trainingen (bij een onafhankelijk partij die punten toekent aan onze trainingen)
  • Opstellen van offertes en facturen voor incompany trainingen
  • Uitsturen van facturen naar deelnemers van de trainingen
  • Eerste contactpunt voor klanten (telefoon en algemene mailbox)

Beheren van farmaceutische educatie (ons e-learningsplatform)

  • Aanpassen van e-lessen in Moodle
  • Helpdesk farmaceutische educatie (je beantwoordt vragen van gebruikers)

Ondersteuning consultancy-opdrachten

  • Opstellen en beheren van offertes, overeenkomsten en facturen van consultancy-opdrachten
  • Gegevens invoeren en updaten in Time-ON (ons urenregistratiesysteem)
  • Overige voorkomende algemene administratieve backofficewerkzaamheden

Benodigde persoonlijke eigenschappen / competenties

  • Goed in organiseren en plannen
  • Gevoel voor service en kwaliteit
  • Goede communicatieve vaardigheden
  • In staat om snel te schakelen en stressbestendig
  • Technisch inzicht en digitaalvaardig
  • Zorgvuldig werken met aandacht voor detail
  • Stressbestendig en creatief in het bedenken van oplossingen
  • Uitstekende kennis van het Officepakket
  • Affiniteit/ervaring met softwareprogramma’s (o.a. Moodle)
  • Uitstekende beheersing van de Nederlandse taal in woord en geschrift, goede beheersing van de Engelse taal is een pré

Opleidingseisen

  • MBO-HBO werk en denkniveau

Vereiste werkervaring

  • Ervaring in een administratieve functie is een pré

Arbeidsverhoudingen

Rapporteert aan:                       Business development manager

Directe samenwerking met:    Coördinator  Backoffice

Medewerker Backoffice

 

 

Over het bedrijf

Solliciteer Direct

Andere banen die je misschien leuk vindt

Contact

Pharmatech